La profe de Office: Word ejemplos

Tema 6: tabulaciones

Tabulaciones

En múltiples ocasiones se ven documentos que reflejan escasos conocimientos de Word por parte de sus editores, la falta de uso de tabulaciones deja patente ese desconocimiento.

En Sin usar tabulaciones no se han marcado ni utilizado tabulaciones, el relleno se realiza insertando puntos.

Se ha empleado mucho tiempo en su realización y finalmente no se ha conseguido una alineación perfecta de los precios.

En el documento impreso los defectos parecen más acentuados.

En Utilizando tabulaciones:

1. Se establecen las tabulaciones indicadas en el cuadro de diálogo. Posición: 7.5 cm; Alineación: decimal; Relleno:2……

2. Se escribe Pantalón Mod. Zar - pulsar tecla Tab - se escribe número, al insertar la “,” (coma) Word reconoce la parte decimal y la alinea correctamente.

3. Intro para pasar a la siguiente línea, y se repite el proceso del punto 2.

Problemas habituales en tabulaciones

Cuando se desea cambiar una tabulación que afecte a varios párrafos, y se coloca el punto de inserción en un párrafo o se selecciona un solo párrafo, al cambiar la tabulación, siguiendo los siguientes pasos:

1\ Quitar la tabulación o tabulaciones existentes.

2\ Indicar la nueva tabulación y Establecer o Aceptar.

Se observa que la nueva tabulación se aplica únicamente al párrafo seleccionado o al párrafo donde está activo el punto de inserción. El resultado será el siguiente:

Si se pretende, como es lógico, cambiar la tabulación a todos los párrafos con la misma tabulación, la solución anterior no sirve. La solución es simple, se seleccionan todos los párrafos a cambiar tabulación y se procede a cambiar tabulación en el cuadro de diálogo como se indica anteriormente.

El resultado es el siguiente:

TEMA 13: Combinar correspondencia

Combinar correspondencia con origen de datos en Excel

Para combinar correspondencia, además de los sistemas explicados anteriormente para seleccionar destinatarios, Escribir nueva lista…, Usar lista existente de Word, también es posible que la lista existente sea de Excel. El procedimiento se va a exponer mediante el siguiente ejemplo:

1/ En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, clic en Etiquetas, se utiliza la opción etiquetas para aprovechar al máximo el tamaño de papel en este caso DIN4.

2/ En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas elegir las opciones de la ilustración y Aceptar.

3/ Insertar una tabla de tres filas y quitar los bordes, ya que no quedarían estéticos en el resultado final, en la primera celda confeccionar un documento como el siguiente.

4/ Si se desea ver como quedarían en todo el documento, clic sobre el botón actualizar etiquetas del grupo Escribir e Insertar campos de la Ficha correspondencia.

5/ Seleccionar destinatarios, en Excel aprovechado las posibilidades de cálculo se han insertado, en la hoja 1, de un libro denominado DatosRappels, los siguientes datos:

En Importe Rappels se inserta la fórmula =E2*F2 y autollenado del resto de la columna.

Para conservar el formato numérico de los datos, por ejemplo, el cero del código postal 03211, o para mantener el número de decimales, Antes de conectarse a la hoja de cálculo, realizar estos pasos en Word:

Clic en la pestaña Archivo

Clic en Opciones.

Clic en Avanzadas.

En la sección General y activar la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y Aceptar.

Con el documento principal de combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, clic en Seleccionar destinatarios y luego en Usar lista existente.

Buscar en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, activar casilla Mostrar todos, clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y despuésAceptar

Observando todo lo anterior, seleccionar el archivo DatosRappels.xlsx

6/ Situar el punto de inserción donde se quiera incluir un campo, en este caso en la primera etiqueta Desplegar y seleccionar e insertar los campos como en la figura de abajo.