La profe de Office

Combinar correspondencia con origen de datos en Excel

Para combinar correspondencia, además de los sistemas explicados anteriormente para seleccionar destinatarios, Escribir nueva lista…, Usar lista existente de Word, también es posible que la lista existente sea de Excel. El procedimiento se va a exponer mediante el siguiente ejemplo:

1/ En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, clic en Etiquetas, se utiliza la opción etiquetas para aprovechar al máximo el tamaño de papel en este caso DIN4.

2/ En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas elegir las opciones de la ilustración y Aceptar.

3/ Insertar una tabla de tres filas y quitar los bordes, ya que no quedarían estéticos en el resultado final, en la primera celda confeccionar un documento como el siguiente.

4/ Si se desea ver como quedarían en todo el documento, clic sobre el botón actualizar etiquetas del grupo Escribir e Insertar campos de la Ficha correspondencia.

5/ Seleccionar destinatarios, en Excel aprovechado las posibilidades de cálculo se han insertado, en la hoja 1, de un libro denominado DatosRappels, los siguientes datos:

En Importe Rappels se inserta la fórmula =E2*F2 y autollenado del resto de la columna.

Para conservar el formato numérico de los datos, por ejemplo, el cero del código postal 03211, o para mantener el número de decimales, Antes de conectarse a la hoja de cálculo, realizar estos pasos en Word:

Clic en la pestaña Archivo

Clic en Opciones.

Clic en Avanzadas.

En la sección General y activar la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y Aceptar.

Con el documento principal de combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, clic en Seleccionar destinatarios y luego en Usar lista existente.

Buscar en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, activar casilla Mostrar todos, clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y despuésAceptar

Observando todo lo anterior, seleccionar el archivo DatosRappels.xlsx

6/ Situar el punto de inserción donde se quiera incluir un campo, en este caso en la primera etiqueta Desplegar y seleccionar e insertar los campos como en la figura de abajo.